Boolea impulsa la eficiencia conectando múltiples herramientas con Atlassian

La solución

Con las necesidades sobre la mesa, se diseñó un plan dividido en tres fases. La idea era avanzar paso a paso: primero ordenar y estandarizar, después conectar herramientas clave y, finalmente, afrontar integraciones avanzadas que exigían desarrollos a medida.

Primera fase: trazabilidad y estandarización de proyectos

Después del análisis funcional de la herramienta, centramos el trabajo en dos pilares fundamentales: facilitar la creación de proyectos y llevar a cabo una integración con Sage.

Se habilitaron plantillas de proyectos que simplificaron la operativa, reduciendo procesos que antes exigían múltiples pasos a apenas un par de clics.

Aquí se puso en marcha Projectrak, que se convirtió en el «Creador de proyectos» dentro de la organización. Gracias a él, Boolea pudo estandarizar cómo se iniciaban los proyectos y dar consistencia a su gestión. Paralelamente, se habilitó el uso de Tempo, que hasta entonces no se aprovechaba del todo. Los equipos aprendieron a imputar horas de forma ordenada, diferenciando entre tiempos facturables y no facturables.

Otro de los hitos clave de esta fase fue la conexión entre Jira y Sage, pieza fundamental para asegurar la trazabilidad económica de los proyectos. Mediante el uso de las APIs de Jira, Tempo y Projectrak, los datos de horas trabajadas, usuarios y clientes viajaban directamente hasta Sage. Allí, la compañía podía obtener estimaciones presupuestarias precisas de cada proyecto, vinculadas al esfuerzo real registrado en Jira. Esta sincronización permitió cerrar el círculo entre la gestión operativa y la financiera, reduciendo errores y asegurando que la información económica estuviera siempre alineada con el trabajo de los equipos.

Segunda fase: conectando herramientas de Atlassian para mejorar la visibilidad

Una vez consolidada la base en Jira, llegó el momento de conectar herramientas y mejorar la visibilidad.

Se trabajó en la conexión con Salesforce, logrando que los proyectos creados en Jira se replicaran y actualizaran automáticamente en el CRM. Esto permitió eliminar duplicidades y garantizar que la información estuviera alineada en ambas plataformas.

Además, se puso en marcha un portal de Jira Service Management (JSM) para centralizar la gestión de incidencias con clientes externos. Esta decisión supuso sustituir el uso de Trello, ofreciendo un sistema más robusto y profesional, perfectamente integrado con el resto del ecosistema Atlassian.

Finalmente, se reforzó la gestión de riesgos mediante la creación de plantillas en Confluence, que se generaban automáticamente con cada nuevo proyecto, facilitando un registro documental sencillo pero efectivo.

Una vez consolidada la conexión entre proyectos y CRM, y con el reporting funcionando de forma coherente, el siguiente reto era claro: automatizar la gestión de las personas y su capacidad, uno de los ámbitos más críticos para asegurar la sostenibilidad del trabajo.

Tercera fase: automatización de procesos e integraciones finales

El último paso consistió en llevar la integración y la automatización a un nivel superior. Por un lado, se incorporó Backbone (K15t). Gracias a ello, se gestionó el escalado de tickets de Jira Service Management a Jira.

En esta fase, se abordó uno de los retos clave para la compañía: la integración entre Tempo Timesheets, Tempo Planner y Personio. El objetivo era automatizar procesos y optimizar la gestión de recursos, reduciendo carga de trabajo manual y evitando que los empleados tuvieran que imputar dos veces sus vacaciones y ausencias.

Para hacerlo posible, se diseñó una integración específica con Forge, que resolvió las limitaciones del entorno Cloud y gestionó la comunicación entre las diferentes APIs. El resultado fue una integración sólida, escalable y completamente adaptada a las necesidades de Boolea.

Gracias a este desarrollo, los registros de Personio quedaban reflejados automáticamente en Tempo, tanto en la imputación de horas como en la planificación de capacidad.

La gestión de la capacidad se convirtió en un eje central de esta fase, ya que ofrece la visibilidad necesaria para asignar proyectos de manera eficiente y garantizar que los equipos dispongan de los recursos adecuados en cada momento. Esta conexión permitió a Boolea no solo ganar precisión en la planificación, sino también mejorar la experiencia de sus empleados, que dejaron de depender de procesos repetitivos y poco intuitivos.