Digitalizando la planificación de tests en un laboratorio industrial con Jira y Assets

La solución

La solución se diseñó combinando Jira Service Management, Assets y automatizaciones. Se implantó un portal de peticiones donde los técnicos podían solicitar pruebas especificando el componente, el tipo de test y los recursos necesarios. El sistema recogía esta información y generaba automáticamente un ticket estructurado, que iniciaba un flujo de revisión y asignación.

Gracias al modelado previo en Assets, se disponía de un inventario completo de maquinaria: tipo, ubicación, coste por hora, disponibilidad y características técnicas. Mediante automatizaciones, se comprobaba si los equipos estaban disponibles en el horario solicitado y se calculaban los costes de forma dinámica. En función del presupuesto estimado, el sistema determinaba si era necesaria una aprobación adicional.

El flujo por el cual transitaba una petición era:

1. Technical Review. Una vez hecha la petición, esta llega técnico que solicita la maquinaria y el personal necesario. Dependiendo del presupuesto, era aprobada automáticamente o iniciaba otro proceso paralelo. En caso de no ser aprobada la petición, pasaba a revisión.
2. Backlog general. Una vez la petición era aprobada, se lanza una petición de tiempo de uso para la maquinaria. La petición se llevaba a cabo manualmente, pero gracias a unas automatizaciones se calculaba si la máquina estaba libre o no.

Una vez llevado a cabo el test, se genera un reporte mediante un plugin. El personal de laboratorio rellena unos campos esenciales, gracias a los cuales se genera un informe con la información necesaria a reportar sobre el test llevado a cabo.

Era importante definir un proceso rápido, accesible y que no conllevara un gran esfuerzo por parte del equipo técnico de campo. Por ejemplo, para los reportes de cada test, implementamos unos formularios que eran fácilmente rellenados con un móvil por el personal del laboratorio. Con esa información, automáticamente se generaba el reporte con la siguiente información: duración, incidencias, recursos utilizados y coste real. Con ello, la empresa podría acceder a datos esenciales y tomar decisiones, sin requerir ello un tiempo y esfuerzo imprudente del equipo que manipula las máquinas.

Impacto de la solución

La digitalización del proceso transformó por completo la forma en que esta organización gestiona sus ensayos técnicos. Se pasó de un sistema manual y fragmentado a un flujo estructurado, automatizado y trazable, accesible incluso desde dispositivos móviles. Los técnicos ahora pueden centrarse en su trabajo sin perder tiempo en gestiones administrativas.

Además, se ha conseguido trazabilidad total sobre cada prueba: qué se testó, cuándo, con qué maquinaria, cuánto costó y qué resultado se obtuvo. Esto ha permitido mejorar la planificación, optimizar el uso de recursos y tomar decisiones basadas en datos reales, no en estimaciones.

Desde su puesta en marcha, el sistema ha gestionado más de 400 peticiones, con una media mensual de 80 solicitudes. Más allá del volumen, lo más relevante es que se ha conseguido algo muy poco habitual: un sistema de planificación y ticketing eficiente, en un entorno industrial no digitalizado, que funciona sin fricciones y con un impacto real en la eficiencia del negocio.