Optimización del sistema de trabajo en Carreras Grupo Logístico

La llegada del System of Work de Atlassian ha traído consigo la importancia de definir un sistema de trabajo en empresas y equipos de alto rendimiento. Este debate, sin embargo, lleva varios años presente en empresas tecnológicas. En este caso de éxito contamos cómo ayudamos a Carreras Grupo Logístico a definir un sistema de trabajo para su equipo de ingeniería e implementamos la plataforma Atlassian en varios departamentos de su compañía.

Sobre el cliente: Carreras Grupo Logístico

Carreras Grupo Logístico es una empresa líder en brindar soluciones logísticas en España y Portugal y con presencia en Europa, y un enfoque integral en la gestión de la cadena de suministro. Ofrece servicios de transporte nacional e internacional, almacenaje, distribución, transitaria, gestión del punto de venta y soluciones personalizadas para sectores como gran consumo, retail e industria. Su capacidad operativa y su infraestructura avanzada le permiten adaptarse a las necesidades de cada cliente, garantizando eficiencia y flexibilidad en sus operaciones.

Carreras ha apostado por la digitalización y la automatización para optimizar procesos y mejorar la trazabilidad. Ha implementado su sistema de gestión logístico integral (SCM), plataformas de optimización de rutas y herramientas basadas en IA y la nube para agilizar la toma de decisiones. Además, la adopción de metodologías ágiles y herramientas como Jira y Confluence ha permitido mejorar la organización del trabajo interno, aumentando la eficiencia operativa y consolidando su posición como referente en la modernización del sector logístico.

Carreras lleva siendo cliente de Deiser desde el año 2014.

La necesidad

El primer contacto entre Deiser y Carreras Grupo Logístico nace de un contexto de expansión. Carreras acababa de participar en una fusión de empresas, parte de un mismo grupo, pero separadas a nivel organizacional, con el objetivo de ofrecer un servicio logístico end-to-end. Durante un evento tecnológico en Madrid, los equipos de Carreras y Deiser se conocen y acercan posturas sobre el crecimiento exponencial al que el equipo se está enfrentando y los nuevos retos que conlleva.

La expansión y el crecimiento empresarial evidenciaron la carencia de un sistema de trabajo establecido. Hasta ese momento, el equipo de ingeniería se había centrado en seleccionar herramientas y ejecutar tareas, pero sin un marco claro para organizarlas, priorizarlas y gestionarlas eficientemente. Esto generaba problemas como:

• Solicitudes sin una priorización clara.
• Un flujo de trabajo desorganizado.
• Dependencia excesiva de una sola persona para la gestión.

Este último punto era crítico. Todo el conocimiento del trabajo recaía en una única persona, lo que ponía en riesgo la continuidad del equipo. En términos técnicos, su Bus Factor era de 1, es decir, si esa persona no estaba disponible, el equipo quedaba paralizado. Además, tras la fusión, muchos proyectos transversales afectaban a varias áreas de la empresa, pero no existía una definición funcional clara ni procesos bien establecidos para gestionarlos. Esto llevó a la aparición de silos de información, dificultando la colaboración entre equipos.

Cuando se dieron cuenta de la situación, en el marco del crecimiento empresarial, decidieron diseñar un sistema de trabajo y se marcaron unos objetivos:

• Establecer una metodología de desarrollo. En su caso, escogieron Agile porque era la que mejor se adaptaba a sus necesidades.
• Tener una herramienta de gestión del desarrollo de software. Algo esencial, ya que lo que se quería conseguir era gestionar el desarrollo. Tras comenzar a trabajar con Deiser, se escogió Jira.
• Fomentar una base escalable y colaborativa. No querían disponer de una solución momentánea e inmediata, sino que les sirviera a largo plazo y fuera sostenible en el equipo y el tiempo. La solución debía dar cabida al crecimiento y la colaboración entre áreas.

La solución

Cuando comenzamos el proyecto con Carreras, nuestro equipo de consultores definió dos objetivos principales a conseguir:

• Proporcionar al cliente una infraestructura digital robusta. Un entorno que permitiera escalar los equipos de manera eficiente y sostenible y dar solución a mayores demandas.
• Desarrollar y consolidar cambios culturales para aumentar la organización, comunicación y colaboración entre diferentes equipos de trabajo (sistemas, desarrollo, compras).

El proceso de transformación digital constó, principalmente, de tres fases.

El primer paso fue implementar Jira para proteger al equipo de desarrollo ante la recepción de solicitudes desorganizadas, no priorizadas, transmitidas por canales no digitales… Creamos así una estructura básica de gestión de la demanda. La herramienta permitió categorizar y priorizar las peticiones, creando un "muro" que protegía al equipo de IT y establecía un control sobre las solicitudes recibidas, permitiendo una gestión centralizada de las mismas.

En palabras de Javier Ibáñez, director de TI en Carreras: «Gracias al trabajo del equipo de Deiser, nos dimos cuenta de que en el departamento teníamos mezclada la gestión de la demanda con la gestión del desarrollo. No éramos capaces de planificar nada porque mezclábamos actividades que debían estar separadas».

La primera fase tuvo una gran acogida. En pocos meses se vieron frutos en la organización y acudieron a nuestro equipo para continuar con el proceso.

En la segunda fase se capacitó a los equipos en metodologías ágiles, como Scrum y Kanban, y en el uso de Git como herramienta de control de versiones. Este paso fue fundamental para alinear a los equipos en un sistema de trabajo común, organizado y eficiente. La retroalimentación que recibimos por parte de Carreras es que las estimaciones en las reuniones de planificación eran más fieles a la realidad que antes.

En la tercera fase, la empresa dio un paso más integrando los equipos de sistemas y desarrollo. Para soportar esta nueva estructura organizativa, se sustituyó el sistema de ticketing por Jira Service Management, consolidando la gestión de procesos end-to-end y facilitando la comunicación entre ambos equipos.

Impacto de la solución

Desde la irrupción del System of Work, Atlassian ha demostrado cuánto de importante es un sistema de trabajo para un equipo que quiere o necesita aumentar sus resultados. El proceso de transformación digital y desarrollo de método de trabajo que vivió Carreras es claro ejemplo de ello. En pocos meses, la compañía pasó de no tener relación alguna con la plataforma Atlassian a que incluso algunos departamentos no IT pidieran la implementación de alguna de sus herramienta. Se impulsó la expansión de la solución Atlassian al área de compras para gestionar los procesos de compras y certificaciones, centralizando todas las solicitudes en una misma plataforma.

Cuando preguntamos en el equipo de Carreras por los beneficios que habían percibido desde la implementación de Jira y la plataforma Atlassian, estos fueron algunos de los puntos que compartieron con nosotros:

• Jira se adapta a ti. Habían probado con otras herramientas, pero trabajaban con ellas a su manera. No es una solución óptima. La gran ventaja de Jira es que se adaptó totalmente a lo que su equipo necesitaba, en vez de ser ellos quienes se tuvieran que adaptar a la herramienta.
• La orientación es total al desarrollo. Los desarrolladores entienden y se mimetizan con la plataforma.
• Gestión Kanban y Scrum. Además de poseer herramientas y proceso, entender la metodología de gestión de código y trabajo fue esencial para que el equipo supiera organizarse y atender correctamente a las prioridades.

La gestión de la demanda evolucionó y se amplió para incluir a las áreas de negocio.

Confluence se convirtió en una herramienta esencial para la comunicación y la transparencia. Era usada de forma asidua por el cliente para, por ejemplo, elaborar resúmenes semanales con las acciones completadas y mantener así informados al resto de la empresa.

Se introdujeron procesos de pruebas automáticas, integración continua y despliegues. Además, se implementó un development hub en Jira, centralizando el desarrollo.

El soporte, inicialmente externalizado, pasó a gestionarse internamente con Jira Service Management (JSM). Su implementación, junto con la CMDB, permitió una administración más efectiva del soporte, adaptada a las necesidades del negocio.